Rechnungen erstellen in der Schweiz: Was muss beachtet werden?

In der Schweiz unterliegen Rechnungen bestimmten Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit sie von den Steuerbehörden anerkannt werden. Im Folgenden sind die obligatorischen Informationen aufgeführt, die auf einer Rechnung in der Schweiz angegeben sein müssen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen:

Seit dem 1. Januar 2018 ist die digitale Signatur auf Schweizer Rechnungen keine Pflichtangabe mehr. Elektronische und gescannte Rechnungen sind seither rechtlich gleichgestellt.

Nachdem die Pflichtangaben korrekt aufgeführt sind, ist auch das Rechnungsdesign entscheidend. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Freiheiten bei der Gestaltung. Ein kreativer Beruf erlaubt oft mehr künstlerische Freiheit im Vergleich zu formellen Berufen. Es ist jedoch wichtig, dass das Firmenlogo prominent platziert ist, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Falls die Rechnung mehrere Positionen beinhaltet, ist deren klare Auflistung wichtig, um dem Rechnungsempfänger klar und übersichtlich aufzuzeigen, wie der Rechnungsbetrag zustande gekommen ist.

Bezüglich des Versands haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten: Die Rechnungen können per Post oder E-Mail versendet werden. Beim E-Mailversand ist es üblich, die Rechnung als PDF-Datei anzuhängen.

Fehlerhafte Rechnungen können beim Empfänger erhebliche Probleme verursachen. Der Empfänger trägt die volle Beweislast und muss sich für die Konsequenzen verantworten. Dies kann zu Vorsteuerrückforderungen und Gewinnaufrechnungen über die volle Rechnungssumme führen.

Falls nach dem Versand Änderungswünsche seitens des Kunden auftreten, ist es wichtig, die Rechnung ordnungsgemäß zu stornieren und dann die korrigierte Version zu versenden. Dies unterstreicht die Professionalität und Transparenz des Unternehmens.

Jedes Land hat unterschiedliche Anforderungen an Rechnungen. Bei Rechnungen ins Ausland ist es wichtig, sich über die geltenden MWST-rechtlichen Konsequenzen und mögliche Umsatzsteuern im Klaren zu sein. Es wird empfohlen, vor der Rechnungsstellung oder sogar vor der Leistungserbringung ein Gespräch mit einem professionellen Treuhänder zu führen.

Entscheidend ist das Land der Leistungserbringung: Es ist wichtig zu klären, ob die Leistung für einen ausländischen Kunden vor Ort im Ausland oder in der Schweiz erbracht wurde. So lässt sich sicherstellen, dass die Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Während es mit Vorlagen für Textverarbeitungsprogramme wie Word möglich ist, Rechnungen zu erstellen, ist diese Art der Rechnungserstellung zeitaufwändig und fehleranfällig. Abhilfe bei vielen der beschriebenen Bereiche können Rechnungsprogramme wie EnzianPlus schaffen. So muss das Layout nur einmal den Wünschen entsprechend gebaut werden, dann ist es kein Problem mehr, Rechnungen zu erstellen, auch wenn diese komplex und mehrere Seiten lang werden. Im Weiteren hilft EnzianPlus bei folgenden Punkten:

Wie Sie sehen, kann ein Rechnungsprogramm Ihnen viel manuelle Arbeit sparen, so haben Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Entdecke unsere Live-Vorschau ohne Registrierung für einen direkten Einblick! Achtung, da dies eine Demoumgebung ist, werden erfasste Daten regelmäßig gelöscht und sind nicht mehr abrufbar.

Oder registrieren Sie sich für einen umfassenden Testzeitraum von 60 Tagen. Testen Sie ohne Risiko und machen SIe sich selbst ein Bild von der Leistungsfähigkeit unserer Plattform. Erfasste Daten werden bei dieser Option erhalten und können bei einem Lizenzkauf weiterverwendet werden.